Best Practice

Samenwerkingsverband RIVUS

Best Practice samenwerkingsverband RIVUS 

Algemene beschrijving

RIVUS is een samenwerkingsverband dat zich richt op samen werken aan een doelmatig  afvalwatersysteembeheer in West-Overijssel. RIVUS heeft de ambitie om gezamenlijk op te trekken in de (afval)waterketen om de professionaliteit te verbeteren, de duurzaamheid te vergroten, de kwetsbaarheid te laten afnemen en een kostenbesparing te realiseren oplopend tot een bedrag van tenminste 5 miljoen euro per jaar vanaf het jaar 2020.

Aanleiding

Gemeenten en waterschappen in West Overijssel werkten al lange tijd samen op basis van ‘afvalwaterakkoorden'. Deze behelsden een één op één samenwerking van individuele gemeenten met het waterschap met als doel gezamenlijke de laagst maatschappelijke kosten te realiseren. Deze samenwerking heeft tot forse besparingen op investeringskosten (tenminste € 43 miljoen) en exploitatiekosten (tenminste € 0,5 miljoen per jaar) geleid. Vanaf 2010 werken de betrokken gemeenten en het waterschap gezamenlijk aan afvalwaterketenvraagstukken.  Hiermee is een belangrijke basis gelegd voor het in 2012 uitgevoerde regionaal feitenonderzoek waarin verschillende nieuwe besparingskansen zijn  gesignaleerd. De besparingskansen zijn door de betrokken bestuurders en managers van de partners besproken en omarmt.  Om de realisatie van deze kansen te borgen ondertekenden het waterschap en de gemeenten in februari 2013 de zogeheten "Ambitieverklaring RIVUS; bestuursakkoord water". In deze ambitieverklaring zijn ook afspraken opgenomen over de organisatie en de middelen van RIVUS.

Betrokken partijen

In RIVUS werken Waterschap Groot Salland, alle inliggende gemeenten (Dalfsen, Deventer, Kampen, Olst-Wijhe, Raalte, Staphorst, Zwolle en Zwartewaterland) en het drinkwaterbedrijf Vitens samen.

Aanpak

Centraal in de aanpak van RIVUS is een duidelijke organisatiestructuur, waarin bestuurders, managers en inhoudelijk deskundigen gezamenlijk op de juiste wijze invulling kunnen geven aan hun rol.  De bestuurders richten, de managers richten in en de inhoudelijk deskundigen verrichten.

Er wordt planmatig en projectmatig gewerkt op basis van de ambitieverklaring en een meerjarig uitvoeringsprogramma, opdrachten en plannen van aanpak. Een aantal keren per jaar zijn er bestuurlijke bijeenkomsten. Hierin worden de ambities tegen het licht gehouden, de realisatie van de ambities verantwoord en, indien nodig, de plannen voor het komend jaar bijgesteld. Daarnaast is er 5 keer per jaar regie-overleg tussen de betrokken managers. Hierin worden opdrachten en producten vastgesteld, capaciteit beschikbaar gesteld en implementatie-afspraken gemaakt. Voor de dagelijkse aansturing van de samenwerking is een Trojka benoemd bestaande uit een programmamanager, programma-adviseur en programmasecretaris (1 fte). De inhoudelijke RIVUS werkzaamheden worden uitgevoerd door expertteams en afvalwaterteams. Met veel enthousiasme worden de opdrachten door de “eigen mensen” uitgevoerd waarna de eindproducten/methodieken geïmplementeerd worden in de afvalwaterteams (lees bij de partners). Voor de bemensing van deze teams kan geput worden uit een personeelspool, die thans circa 100 medewerkers omvat. Jaarlijks lopen er zo’n  er 5 tot 10 projecten bij RIVUS. Eind 2015 worden de resultaten van het programma 2013 – 2015 geëvalueerd en zal een nieuw programma starten.  

Resultaten

Enkele concrete resultaten van RIVUS zijn:

  • Een ingevoerde werkwijze om op basis van risicoprofielen te komen tot onderbouwde keuzes voor verlenging van de restlevensduur. Een structurele besparing van tenminste € 1,5 miljoen per jaar op de toekomstige vervangingskosten riolering is haalbaar (100 % meer dan geschat in het regionaal feitenonderzoek).
  • Een ingevoerde werkwijze voor het toepassen van renovatietechnieken als alternatief voor vervanging. Een structurele besparing van € 0,5 miljoen per jaar is haalbaar.
  • Een ingevoerde methodiek voor deugdelijke onderlinge kostenvergelijking tussen de partners en monitoring van gerealiseerde kostenbesparingen.
  • Het gezamenlijk uitvoeren van operationele activiteiten zoals onderhoud aan rioolgemalen, gezamenlijk aanbesteden van kolkenreiniging, relining, reiniging en inspectie, etc.

Ook is binnen RIVUS het meten aan het functioneren van het afvalwatersysteem planmatig en professioneel ingevuld, tegen de laagste maatschappelijke kosten! Van het begin tot het eind van het meettraject. De partners hebben structureel 1 fte aan menskracht ter beschikking gesteld om het meten professioneel te begeleiden. Er is een meetbeleid vastgesteld en er zijn meetplannen opgesteld. Inmiddels zijn er zo’n 150 meetvoorzieningen professioneel geïnstalleerd.

De inhoudelijke expertteams en afvalwaterteams zijn zo ingericht dat verschillende partijen hun eigen expertise kunnen inbrengen waardoor men tot nieuwe integrale inzichten van de waterketen komt. De gezamenlijke uitvoering van projecten hebben geleid tot kwaliteitswinst. Door afstemming van werkwijzen is de kwetsbaarheid gereduceerd.

Succesfactoren

  • Een duidelijke organisatiestructuur en werkwijze. Organisch gegroeid vanuit het besef dat een succesvolle samenwerking gebaseerd is op vertrouwen en draagvlak, maar ook op duidelijke afspraken. Een liefdesrelatie onder huwelijkse voorwaarden!
  • Voldoende kennis en tijd ter beschikking gesteld om de samenwerking aan te sturen/jagen. 
  • Door de eigen naam en eigen stijl in communicatie heeft de samenwerking een duidelijke eigen identiteit.
  • De samenwerking heeft de tijd gehad te groeien en tot wasdom te komen.
  • Bestuurders, managers en inhoudelijk deskundigen zijn betrokken en hebben een duidelijke eigen rol.  
  • Voldoende inhoudelijke deskundigheid in de eigen Rivus geledingen; binnen Rivus is een personeelspool gevormd die thans circa 100 personen omvat.

Tips

  • Houd vast aan vorm volgt inhoud. Blijf weg van te vroege, vruchteloze discussie over kostenverdeling en structuur, maar kijk eerst wat de opgave is en hoe partijen elkaar kunnen versterken. Kies een hierbij passende vorm en werkwijze.  
  • Neem voldoende tijd om het samenwerkingsverband op te starten en zorg dat de samenwerking  op de verschillende lagen goed is georganiseerd (bestuurlijk, management, inhoudelijk).
  • Zorg voor doorzettingskracht binnen de samenwerking. Een betrokken managementlaag is hierbij van groot belang.  
  • Blijf aandacht besteden aan het zorgen voor betrokkenheid van bestuurders, managers en  inhoudelijk deskundigen. Bijvoorbeeld door gestructureerde interne communicatie (website, nieuwsbrieven, factsheets, bijeenkomsten) over de plannen en de resultaten/successen.
  • Organiseer voldoende ruimte voor het aansturen/aanjagen van de samenwerking. Deze activiteit doe je er niet zo even bij.

Informatiebron

www.RIVUS.net