Best Practice

Meten en Monitoren

Best Practice interview – Platform Water Vallei en Eem Best Practice Meten en Monitoren 

Algemene beschrijving maatregel

Dertien gemeenten en het waterschap werken sinds 2010, onder de paraplu van het Platform Water Vallei en Eem, samen aan het oprichten en het beheren van een centrale database voor meetgegevens. In deze database worden gegevens over het functioneren van de afvalwaterketen opgeslagen en verwerkt. Gegevens zijn afkomstig van meer dan 1500 meetpunten van zowel de dertien gemeenten als van het waterschap. Om al deze gegevens te analyseren, inzicht te krijgen in de werking van de totale afvalwaterketen en de kwaliteit ervan te verbeteren, is het noodzakelijk het beheer en de regie te organiseren vanuit één centraal punt. Hiervoor is personeel aangetrokken. Deze personen zijn formeel in dienst bij het waterschap, maar worden betaald door gemeenten en waterschap en werken ook vóór gemeenten én waterschap. Om de samenwerking goed te regelen is er een samenwerkingsovereenkomst opgesteld en ondertekend door alle deelnemende partijen.

Aanleiding

Het onderwerp meten en monitoren stond al een lange tijd op de beleidsagenda. Bestuurlijk een ambtelijk was iedereen het er over eens dat meten en monitoren gezamenlijk moest worden opgepakt, want partijen konden het niet afzonderlijk van de grond krijgen. De vraag was alleen op welke manier dit moest gebeuren. Op ambtelijk niveau is besproken dat er naast hardware ook geïnvesteerd moest worden in een onafhankelijke specialist. Uiteindelijk is besloten dat 2fte nodig zouden zijn om het geheel goed in te kunnen vullen. Vervolgens heeft het enige tijd geduurd voordat men op bestuurlijk niveau het plan en bijbehorende investering goedkeurde. In eerste instantie was het de samenwerkingsovereenkomst juridisch dichtgetimmerd, waardoor het eerder leek gestoeld op wantrouwen in plaats van vertrouwen. Dit is toen aangepast naar een simpeler overeenkomst waarin bestuurders hun vertrouwen uitspreken en het project van meten en monitoren meer als kans is gedefinieerd.

Betrokken partijen bij meten en monitoren

Gemeenten Amersfoort, Baarn, Barneveld, Bunschoten, Ede, Leusden, Soest, Renkum, Renswoude, Scherpenzeel, Veenendaal, Wageningen, Woudenberg en het Waterschap Vallei & Eem.

Aanpak

Kenmerkend voor de aanpak in het project meten en monitoren is dat veel tijd is genomen om  vertrouwen tussen partijen te creëren. Over het algemeen is men het snel eens over de technische kant van het verhaal, maar de menselijke kant blijft vaak onderbelicht. Voor het project meten en monitoren heeft men juist wel naar het menselijke deel gekeken. Inmiddels is er een werkwijze gevonden die voor alle partijen goed werkt. Daarbij wordt de meetdata van alle deelnemers op een uniforme manier gecontroleerd en analyseert, maar er wordt ook gekeken naar de specifieke behoeftes van de verschillende partijen.

Resultaten

Momenteel is het project in een volgende fase beland: de inrichting (hard en software) is afgerond en de eerste controles en analyses zijn uitgevoerd. Daarnaast is een toekomstvisie opgesteld, die nu uitgerold moet worden. Qua kosten zijn nu al resultaten geboekt: de gezamenlijke aanbesteding heeft een kostenvoordeel van een half miljoen opgeleverd. Ook wordt er bespaard doordat het beheer en de contractbewaking door 1 partij wordt uitgevoerd. Naar de toekomst toe wil het Platform Water Vallei en Eem beter in kaart brengen hoe het stelsel functioneert (om zo nog meer te kunnen besparen en beter om te kunnen gaan met de gevolgen van klimaatsverandering). Kwaliteit technisch zijn de gegevens waar we mee werken sterk verbeterd en daarmee ook de (voorlopige) conclusies. Tevens wordt de kennis die we nu opbouwen beter vastgelegd en verspreid.

Succesfactoren

  • Het werkt constructief dat er twee onafhankelijke medewerkers mee bezig zijn. Alle deelnemende partijen accepteren hun regierol. Tevens is hiermee duidelijk wie verantwoordelijk is voor het verwerken en analyseren van de gegevens.
  • Een uniforme aanpak voor alle deelnemers, maar wel met ruimte voor maatwerk. Zo biedt het voor alle deelnemers voordeel.

Tips

  • Het devies: begin gewoon en kies een praktische insteek. Vaak wordt te moeilijk nagedacht en veel tijd aan de technische kant van verhaal besteed. Het werkt beter om gewoonte te starten met de gegevens die je al hebt, ook al zijn de gegevens niet volledig vergelijkbaar. Uitbreiden/aanpassen kan altijd nog
  • Probeer alle gegevens via 1 bron te ontsluiten en op dezelfde manier te valideren en analyseren.
  • Focus niet alleen op de dynamische meetgegevens, maar steek ook tijd in het verbeteren en aanvullen van de vast beheergegevens.
  • Ga op zoek naar motivatie van verschillende deelnemers en probeer vanuit die motivatie deelnemers (blijvend) te enthousiasmeren.

Informatiebron

PM

Marije Stronks, Specialist Meten en Monitoren (+31 06-30384317)

www.pwve.nl